Microsoft 365 (precedentemente noto come Office 365) rimane uno degli elementi più importanti di un numero enorme di sistemi aziendali in tutto il mondo. Con Microsoft 365, le aziende pagano una quota di abbonamento annuale o mensile per utilizzare le ultime versioni delle applicazioni di Office come Word, PowerPoint, Excel e Outlook. Microsoft 365 ti garantisce di avere sempre accesso alle ultime funzionalità Microsoft, aggiornamenti di sicurezza, nuove utilità e correzioni di bug.

Un numero crescente di aziende continua ad adottare Microsoft 365 come suite di strumenti all-in-one che offre risparmi sui costi, facilità di collaborazione tra più sedi e uffici e flessibilità. Microsoft 365 è l’ideale per le aziende alla ricerca di una suite di strumenti di livello aziendale che non richieda una formazione approfondita durante l’onboarding di nuovi dipendenti, perché fornisce una soluzione con cui quasi tutti hanno almeno una certa esperienza.

Tuttavia, nonostante la sua diffusa popolarità e praticità, uno svantaggio di Microsoft Outlook come soluzione di posta elettronica è che potrebbe non fornire alle aziende il livello di protezione della posta elettronica e le funzionalità di ripristino della posta elettronica di cui hanno bisogno. Pertanto, è fondamentale che i provider di servizi gestiti (MSP) aiutino i propri clienti a tenere conto delle vulnerabilità nella protezione della posta elettronica di Microsoft 365 offrendo una soluzione di archiviazione della posta elettronica nel cloud  per integrare Outlook.

Protezione e-mail di Microsoft 365

Per comprendere la necessità di una soluzione di archiviazione aggiuntiva, è importante considerare come Microsoft gestisce la sicurezza della posta elettronica, il recupero della posta elettronica e la conservazione dei dati. Microsoft Outlook è noto per essere un obiettivo convincente per gli hacker perché ha una base di utenti così vasta, e quindi Microsoft 365 ha una protezione e-mail integrata per cercare di proteggere gli utenti dagli attacchi informatici.

Uno dei modi principali in cui Microsoft tenta di proteggere i propri utenti è offrire protocolli di conservazione dei dati predefiniti che archiviano i messaggi di posta elettronica di Outlook per un periodo di tempo limitato. Tuttavia, questa non è una soluzione infallibile. Ad esempio, se un’e-mail importante viene eliminata accidentalmente o intenzionalmente e questa eliminazione passa inosservata, il periodo di conservazione predefinito potrebbe passare rapidamente e quindi lasciare le aziende in una situazione difficile quando si tratta di un audit.

Le e-mail possono perdersi in diversi modi, ma indipendentemente da come si verifica la perdita di e-mail, il modo più efficace per proteggere le e-mail e i dati importanti da eliminazioni dannose o accidentali è stabilire un modo affidabile per archiviare le e-mail di Outlook. Nel caso in cui i dati vengano eliminati, un’alternativa di archiviazione di Microsoft 365 Outlook può utilizzare il recupero della posta elettronica per impedire che i dati persi vengano eliminati in modo permanente.

I rischi di fare affidamento esclusivamente sulla protezione della posta elettronica di Microsoft 365

Come accennato in precedenza, sebbene Outlook sia generalmente considerato una soluzione sicura, esistono alcuni rischi associati a seconda delle sue misure di protezione della posta elettronica come unica forma di protezione, come ad esempio:

  • In generale, fare affidamento su una singola linea di difesa mette a rischio la sicurezza della posta elettronica: un attacco informatico di successo non richiede più di un solo clic per mettere a rischio la tua azienda ei suoi clienti
  • I servizi cloud sono obiettivi interessanti per gli hacker e spesso gli hacker utilizzano tattiche di spear phishing per prendere di mira persone specifiche tramite Outlook
  • I tempi di inattività e le interruzioni della soluzione possono portare a un calo potenzialmente significativo della produttività
  • Gli utenti finali possono eliminare accidentalmente o in modo doloso i dati importanti delle e-mail, che potresti non essere in grado di recuperare se non disponi di una soluzione di backup consolidata.

Le conseguenze di una violazione dei dati, trasmessa tramite e-mail o altro, possono essere devastanti. Le perdite finanziarie sono spesso molto maggiori di quanto anticipano le aziende, con numerose spese indirette che si verificano a seguito di una violazione dei dati. Ciò include, ma non è limitato al costo di:

  • Servizi di revisione
  • Riduzione della produttività dei dipendenti e interruzione dell’attività
  • Indagini sulla violazione
  • Gestione del team di crisi
  • Una maggiore necessità di supporto e attività di help desk
  • Spese di consultazione
  • Reputazione danneggiata
  • Perdita di clienti

Aggiunta di una soluzione di archiviazione aggiuntiva

Per garantire l’accesso a una registrazione sicura e ricercabile della corrispondenza e-mail e mitigare il rischio di perdita di dati critici, gli MSP necessitano di una soluzione di archiviazione e ripristino della posta elettronica a lungo termine.

SolarWinds ® Mail Assure è una soluzione di protezione della posta elettronica basata su cloud che si integra perfettamente con Microsoft 365, aiutandoti a proteggere gli utenti di Outlook da ransomware, virus, phishing, spam, compromissione della posta elettronica aziendale, malware e tutti gli altri attacchi trasmessi dalla posta elettronica. L’integrazione con Microsoft 365 consente agli utenti di accedere con le proprie credenziali di Microsoft 365 in modo da poter visualizzare i dati in quarantena e i registri ricercabili. Il componente aggiuntivo Microsoft 365 è facile da installare e può generare rapporti sui messaggi di Outlook su macOS, iOS, PC Windows e Android.

Per migliorare le misure di protezione integrate di Microsoft 365, Mail Assure fornisce l’archiviazione della posta elettronica a lungo termine con crittografia avanzata, supportata da un periodo di conservazione illimitato. Questa soluzione di archiviazione aggiuntiva aiuta a mantenere la tua posta disponibile, accessibile e conservabile in caso di smarrimento, consentendoti di recuperare i messaggi eliminati in pochi istanti. Mail Assure può anche aiutarti a garantire la conformità con i principali standard di sicurezza dei dati, assicurandoti che le email dei tuoi clienti siano protette.

Nel caso in cui Microsoft 365 subisca un’interruzione, le funzionalità di continuità della posta elettronica di SolarWinds Mail Assure consentono anche agli utenti finali di accedere alla corrispondenza e ai dati e-mail tramite un’interfaccia web intuitiva. Ciò offre continuità e-mail 24 ore su 24 , 7 giorni su 7 , consentendo agli utenti di leggere, scrivere, inviare e ricevere e-mail 24 ore su 24.

In breve, stabilire misure di sicurezza aggiuntive per migliorare la protezione della posta elettronica di Microsoft 365 può essere di notevole vantaggio per il tuo MSP, aiutandoti a mantenere la produttività aziendale per i clienti senza compromettere la sicurezza e la protezione dei dati.

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FONTE: SolarWinds MSP BLOG

TRADUZIONE ED ADATTAMENTO: N4B SRL Distributore Autorizzato SolarWinds MSP