Assicurarsi di coprire i costi di gestione degli affari è di fondamentale importanza. Ci sono molti costi che rimangono coerenti da cliente a cliente, ma uno che non lo è è il viaggio.

I costi di viaggio possono essere notevoli e incoerenti. I tuoi dipendenti sono i tuoi beni più preziosi, ma possono anche essere la tua spesa più costosa se non utilizzati in modo efficiente. Non è raro che i tecnici trascorrano fino a metà della loro giornata alla guida. Ciò significa che se tutto il loro tempo non è coperto dalla tua fatturazione, hai un problema serio. Fortunatamente, il tempo di viaggio viene facilmente attribuito a un cliente specifico e quindi può essere fatturato con precisione a quel cliente.

È importante che gli MSP trovino un metodo per catturare questi costi con cui sono a loro agio e che non pregiudichi il loro profitto. Tuttavia, tale decisione non è sempre semplice. Ecco alcuni dei fattori che devi considerare quando prendi questa decisione:

  1. Ogni cliente è a una distanza diversa
  2. Non parti sempre dallo stesso punto
  3. Il tempo dei dipendenti è costoso
  4. Monitorare il viaggio è un lavoro significativo
  5. Rimborso ai dipendenti per l’utilizzo dei loro veicoli personali

Il primo problema da considerare è che i clienti sono tutti a distanze diverse dal tuo ufficio, quindi creare una tariffa globale è difficile e sembra ingiusto nei confronti dei clienti più vicini. Ciò è ulteriormente complicato dal fatto che i tecnici non sempre iniziano il loro viaggio dal tuo ufficio. In effetti, la maggior parte delle volte, i tecnici viaggeranno da un cliente all’altro. Questo ti lascia con due opzioni principali:

  • Una tariffa di viaggio uguale per tutti
  • Fatturazione in base al tempo effettivo o al chilometraggio

Costo del viaggio standard

Una tariffa di viaggio standard è più facile da gestire su base giornaliera, ma può essere altamente imprecisa. Se è impostato troppo basso, puoi perdere i tuoi obiettivi di profitto; se è impostato troppo alto, puoi turbare i clienti. Se decidi di procedere in questo modo, dovresti disegnare un cerchio di X miglia intorno al tuo ufficio e assicurarti che i clienti al di fuori di quel raggio capiscano che pagheranno un extra.

Tempo di tracciamento / chilometraggio

La fatturazione basata sul tempo di viaggio o sul chilometraggio è il metodo più accurato. Se scegli di procedere in questo modo, preferisco far pagare il tempo, perché il traffico può essere un fattore importante e la tua spesa maggiore è il tempo del tuo dipendente. Monitorare il tempo di viaggio non è così difficile come una volta. Con l’avvento degli smartphone, la maggior parte delle app PSA ha il monitoraggio del tempo che può essere utilizzato per catturare facilmente i viaggi.

Tuttavia, questo dipende dai tuoi tecnici che monitorano attivamente il loro tempo, quindi perdi un po ‘di controllo / precisione. In una nota a margine, è qui che il tuo amministratore che gestisce la fatturazione vale il suo stipendio. Dovrebbero controllare tutte le tue fatture per assicurarsi che tutte le visite in loco includano le spese di viaggio o le spese appropriate per il tempo di viaggio.

Rimborso dei dipendenti

Se stai rimborsando i dipendenti per l’utilizzo dei propri veicoli, devono comunque tenere traccia del loro chilometraggio, quindi questo è l’unico caso in cui prenderei in considerazione la fatturazione al cliente in base al chilometraggio. Questo è semplicemente perché il dipendente è incentivato a monitorare il proprio chilometraggio e quindi dovrebbe essere accurato. Personalmente, sconsiglio di consentire ai dipendenti di utilizzare i propri veicoli privati ​​a causa di problemi di responsabilità. Ho amici imprenditori che hanno avuto grossi problemi a causa di incidenti, in cui l’attività non era adeguatamente assicurata per i dipendenti che utilizzavano i propri veicoli per lavoro.

Altre opzioni

Ci sono altre due opzioni che sono facili da capire per il cliente e quindi potrebbero essere più facili per te.

Tempo minimo

Questo è quello che ho usato quando ho eseguito il mio MSP. A ogni cliente entro 10 miglia dal mio ufficio è stato fatturato un minimo di un’ora. Questo ha avuto tre vantaggi chiave: è stato facile per il cliente capire, si sente come se stesse ottenendo il massimo valore anche se la tecnologia è in loco solo per 30 minuti, ed è stato facile per me fatturare e incoraggiare più lavoro da remoto, quindi meno attività on-site. Ai clienti al di fuori del raggio veniva fatturato il tempo di viaggio.

Aumenta le tariffe per coprire i viaggi

L’altra opzione è semplicemente aumentare le tariffe per coprire i viaggi. Fondamentalmente si tratta di prendere una tariffa di viaggio e di inserirla nella tariffa oraria. Presenta alcuni dei vantaggi del metodo precedente, ma uno dei principali svantaggi; potrebbe gonfiare i tuoi prezzi al di sopra della concorrenza. Non dovresti mai essere il prezzo più basso nel tuo mercato, ma non puoi nemmeno valutare te stesso troppo al di sopra.

Conclusione

Il metodo che utilizzi dipende in ultima analisi da ciò che funziona meglio per la tua azienda e per i tuoi clienti. Il mio consiglio sarebbe di assicurarti che sia facile da fare. Soprattutto, assicurati che non solo copra i tuoi costi, ma soddisfi anche i tuoi obiettivi di margine di profitto. Se sei in pareggio solo nel tempo di viaggio dei tuoi dipendenti, non ti fanno guadagnare.

 

FONTE: SolarWinds MSP BLOG

Traduzione ed adattamento: N4B SRL – Distributore Autorizzato SolarWinds MSP

Eric Anthony è il capo nerd delle operazioni presso  SolarWinds MSP . Prima di entrare in SolarWinds, Eric ha gestito la propria attività di provider di servizi gestiti per oltre sei anni.

Puoi seguire Eric su Twitter  @operations_nerd