Man mano che la tua azienda cresce, il mantenimento di buone pratiche di gestione dei documenti può diventare complesso. Scopri come possono essere d’aiuto i sistemi di gestione dei documenti. 

Per le aziende che lavorano con la documentazione digitale , la sicurezza dei documenti è una priorità assoluta. Molte aziende richiedono una documentazione regolare per garantire una consegna eccellente, ma la condivisione, il trasferimento e la modifica dei documenti possono esporre le organizzazioni a nuovi rischi per la sicurezza.

In qualità di provider di servizi gestiti (MSP), le organizzazioni possono fidarsi del fatto che tu gestisca regolarmente i loro documenti sensibili. Il tuo compito è gestire questi documenti senza mettere i tuoi clienti a rischio di costose violazioni dei dati . Oltre a perdite finanziarie immediate, le violazioni dei dati possono generare problemi di conformità, danneggiare la reputazione del marchio e influire negativamente sulle relazioni con i clienti. Sia che utilizzi un sistema basato su cloud o ibrido, è importante implementare le migliori pratiche per la sicurezza dei documenti.

In questo articolo, ti illustreremo le strategie chiave per la sicurezza dei documenti, le best practice per la condivisione dei documenti e come un sistema di gestione dei documenti possa essere un’opzione ideale se sei preoccupato per la sicurezza dei documenti.

Come posso rendere più sicura la gestione dei documenti nel cloud?

Poiché molte organizzazioni creano, rivedono e condividono documenti su base regolare, è probabile che le minacce alla sicurezza organizzativa provengano dalle normali pratiche dei dipendenti. Per migliorare la sicurezza dei documenti, le organizzazioni possono iniziare limitando le aree di rischio nelle operazioni quotidiane.

Ecco alcune best practice per la gestione dei documenti nel cloud, questo non è un elenco esaustivo:

1 / Monitorare le autorizzazioni di accesso

Poiché più dipendenti visualizzano, condividono e modificano i documenti nel corso della giornata, è importante disporre di politiche e procedure rigorose che regolano l’accesso degli utenti alle informazioni sensibili. Assicurati di monitorare chi ha accesso a cosa e di disporre di meccanismi aggiornati per l’autenticazione di ogni singolo utente.

2 / Eseguire regolarmente il backup dei documenti

Uno dei vantaggi dei sistemi di archiviazione e backup basati su cloud è che consentono alle aziende di salvaguardare informazioni preziose in caso di arresti anomali del sistema, violazioni dei dati e disastri naturali. Ma molte aziende commettono l’errore di presumere che il loro fornitore di servizi cloud esegua automaticamente il backup di tutti i dati aziendali. Non è sempre così. Scegli un provider di terze parti che esegua regolarmente il backup dei dati, ma conduca anche controlli regolari per garantire che i documenti necessari siano sottoposti a backup. In questo modo, se i problemi con lo spazio di archiviazione o gli aggiornamenti dei criteri ti impediscono di eseguire il backup di ciò che ti serve, puoi scoprire queste lacune prima che sia troppo tardi.

3 / Regola le reti mobili

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, la regolamentazione dell’accesso dai dispositivi mobili è fondamentale. Per comodità, i tuoi dipendenti possono scegliere di accedere a informazioni sensibili da un tablet o da un telefono cellulare senza rendersi conto che le reti mobili presentano vulnerabilità più facili da sfruttare per gli hacker. Tratta la tua rete mobile con le stesse ampie misure di sicurezza di qualsiasi altra rete. Assicurati di implementare protocolli di autenticazione come la registrazione del dispositivo e la crittografia dei dati. Se necessario, prendere l’ulteriore precauzione di limitare i documenti che gli utenti possono accedere sui dispositivi mobili.

4 / Usa archiviazione crittografata

Dovresti essere in grado di aspettarti solide funzionalità di crittografia dal tuo provider di servizi cloud. Se stai usando un sistema ibrido, assicurati di avere la possibilità di crittografare i dati quando sono archiviati sull’hardware. Assicurati di utilizzare la crittografia end-to-end quando invii file ai clienti.

5 / Gestire le condizioni di lavoro a distanza
Oggi, i dipendenti stanno abbracciando sempre più l’opzione di lavorare a distanza . Il lavoro remoto offre praticità e flessibilità, ma può anche esporre la tua organizzazione ad attacchi se non sei preparato. Lavorare in remoto aumenta la possibilità che i dipendenti possano tentare di accedere a documenti sensibili da reti wireless o reti mobili non protette. Per garantire che i dati della tua organizzazione rimangano al sicuro, imposta regole per l’accesso ai documenti da reti esterne, crittografa i dati che trasferisci e istruisci i tuoi dipendenti su cosa fare se sospettano che i loro account siano stati compromessi.

6 / Converti carta in digitale

Nonostante un numero crescente di aziende che passano dalla documentazione fisica a quella digitale, molte aziende continuano a fare affidamento su sistemi legacy che coinvolgono cartelle manila negli schedari. Sebbene i supporti fisici possano sembrare sicuri contro l’hacking, ci sono molti rischi che derivano dal lasciare documenti sensibili in un file. I rischi includono documenti sensibili lasciati sui vassoi di stampa, circolati in modo improprio in un ufficio o semplicemente persi o smarriti. Convertendo i documenti sensibili in file digitali, si aggiunge un livello di controllo e si aumenta la visibilità complessiva su chi accede a cosa.

7 / Utilizza il controllo della versione

Quando un documento deve essere distribuito tra più utenti, può essere difficile tenere traccia di chi ha effettuato quali modifiche e quando. La condivisione di più versioni di documenti sensibili può creare confusione e aumentare il rischio di manomissione dei documenti. Invece di far circolare i documenti tramite e-mail o messaggi privati, utilizza il controllo della versione con un sistema di gestione dei documenti e visualizza facilmente chi ha avuto accesso a un documento e chi ha apportato le modifiche. Ciò consentirà anche di tornare a una versione precedente se un utente elimina accidentalmente informazioni critiche o apporta modifiche indesiderate.

8 / Standardizzare la documentazione dei clienti
Man mano che le organizzazioni crescono, dovranno completare una moltitudine di richieste e acquisire rapidamente nuovi membri. In qualità di MSP, questo viene moltiplicato di dieci volte man mano che si tiene traccia di un numero crescente di richieste nelle aziende clienti in crescita. Mantenendo modelli chiari su come documentare ogni problema, sarai in grado di tenere facilmente traccia delle modifiche ai processi man mano che le organizzazioni crescono. Ciò consente a nuovi tecnici di intervenire e contribuire a garantire un processo di risoluzione dei problemi senza interruzioni per i tuoi clienti.

9 / Ridurre l’uso della posta elettronica
La maggior parte delle aziende fa ancora molto affidamento sulla posta elettronica per la comunicazione interna ed esterna. Questo è quasi inevitabile per condurre gli affari oggi, ma l’utilizzo della posta elettronica per il trasferimento di file può rappresentare un rischio significativo per la sicurezza, soprattutto quando si tratta di documenti sensibili. Affidarsi al trasferimento di documenti via e-mail può esporre la tua organizzazione ad hack e sofisticati attacchi di phishing. In alternativa, considera l’utilizzo di un sistema di gestione dei documenti che consenta agli utenti interni ed esterni di condividere i documenti direttamente con i destinatari pertinenti.

10 / Esegui controlli di sicurezza regolari
I tuoi documenti contengono informazioni sensibili relative ai tuoi clienti, dipendenti e alla tua attività ed è essenziale che tu prenda ogni misura per garantire la loro sicurezza. Le aziende spesso commettono l’errore di impostare semplicemente protocolli di sicurezza e dimenticarsene.

Non solo i sistemi di sicurezza sono in continua evoluzione, ma anche i tipi di attacchi che minacciano la tua azienda. Per stare al passo con le mutevoli minacce alla sicurezza, conduci controlli regolari delle procedure e dei protocolli in atto. Se non soddisfano più le tue esigenze, sostituiscili con nuovi processi e documenta tutte le modifiche.

11 / Implementare un sistema di gestione dei documenti

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) si riferisce all’uso di un sistema informatico o di una soluzione software per fornire un accesso sicuro ai documenti digitali. Le soluzioni DMS consentono di archiviare, gestire e tenere traccia dei documenti digitalmente. Ciò consente ai dipendenti di un’organizzazione di raccogliere, condividere e modificare i documenti con facilità.

I sistemi di gestione dei documenti semplificano l’implementazione delle migliori pratiche di sicurezza fornendo una posizione di archiviazione centralizzata, controllo degli accessi per i documenti, gestione delle password , mappatura del flusso di lavoro e altre funzionalità critiche. Possono operare in modo indipendente o come componenti all’interno di soluzioni di gestione dei contenuti aziendali più grandi. Inoltre, un DMS può offrire vantaggi significativi nelle seguenti aree:

  • Sicurezza
    Man mano che la tua organizzazione cresce, crescono anche i tuoi strumenti e dispositivi. La gestione delle autorizzazioni di accesso e delle credenziali della password per diversi utenti su più piattaforme può essere complessa. Un DMS può consentire ai manager di impostare diversi livelli di accesso autorizzato al fine di salvaguardare le tue informazioni sensibili. Un DMS può anche aiutare a gestire le password, facilitando il recupero quando richiesto o la sostituzione quando un utente lascia l’organizzazione. Investendo in un DMS, puoi ridurre il rischio di violazioni dei dati e ridurre il lavoro di recupero e gestione delle password per i tuoi team IT e di sicurezza.
  • Collaborazione ed efficienza
    Sia internamente che esternamente, fornire un eccellente servizio clienti richiede collaborazione. Ma tenere traccia della documentazione può essere difficile quando c’è un flusso costante di nuovi dati. Un DMS consente di tenere traccia dei documenti durante il loro ciclo di vita e di organizzare il processo attraverso la creazione, la revisione e la modifica della generazione di modelli. Ciò impedisce la perdita dei documenti e aiuta a proteggere da documentazione incompleta e imprecisa. Ha anche l’ulteriore vantaggio di semplificare la documentazione in modo che i nuovi membri possano essere facilmente integrati e introdotti nei flussi di lavoro.
  • Conformità
    Oltre a tenere traccia del lavoro del cliente, un DMS ti aiuta a tenere traccia delle informazioni finanziarie e sul personale di cui potresti aver bisogno ai fini della conformità. Oltre alla documentazione di conformità standard, tenere traccia delle pratiche di condivisione dei documenti può aiutarti a dimostrare la conformità .

Per le organizzazioni che desiderano investire in un DMS, SolarWinds ® Passportal + Documentation Manager rappresenta un’opzione ideale. Passportal semplifica la gestione dei documenti combinando sicurezza e documentazione IT integrate in un’unica piattaforma. Passportal collega password, documenti, certificati SSL, fornitori e altro, offrendoti visibilità sulle pratiche di condivisione dei documenti, sui cicli di vita dei documenti e sulla consegna ai clienti.

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FONTE: Passportal BLOG

Traduzione ed adattamento: N4B SRL – Distributore Autorizzato Solarwinds MSP