Fonte Solarwinds BLOG – Traduzione N4B srl

Anche se all’inizio il processo può sembrare molto impegnativo, la documentazione IT di qualità è uno dei migliori investimenti che un MSP possa decidere di fare.

Come fornitore di servizi gestiti (MSP), conosci l’importanza di soddisfare i tuoi clienti fornendo loro servizi efficienti e di alta qualità. Probabilmente fai affidamento sui tuoi dipendenti per qualsiasi numero di attività critiche, incluso il loro lavoro diretto con i loro clienti. Ma se le informazioni e i processi aziendali critici vivono solo all’interno della testa dei tuoi dipendenti, probabilmente stai sprecando tempo e risorse tramite operazioni ridondanti e onboarding.

Non solo stai perdendo tempo, ma stai anche mettendo a rischio il tuo servizio MSP non realizzando la documentazione adeguata del cliente. Ad esempio, se un dipendente lascia improvvisamente l’organizzazione, può portare con sé conoscenze specifiche del cliente e costringere il tecnico che lo sostituisce a ricostruire la relazione (a volte da zero). Evitare che questo tipo di disastro si verifichi è solo uno dei motivi per cui una documentazione IT coerente e completa è fondamentale per il successo a lungo termine di un MSP.

Che cos’è la documentazione IT e perché è importante?

Alla base, la documentazione IT è semplicemente uno strumento di indagine organizzato di tutte le informazioni di cui un team IT ha bisogno per funzionare in modo efficace.

La documentazione prevede la creazione di registrazioni scritte di tutte le informazioni aziendali chiave, a cui è possibile fare riferimento per l’onboarding o semplicemente per aiutare i tecnici a operare in modo più efficiente. Una solida documentazione dovrebbe includere qualsiasi cosa, dai dettagli sui clienti alle guide dettagliate per operazioni specifiche.

L’importanza della documentazione IT è stata trascurata per troppo tempo, ma i suoi numerosi vantaggi non possono essere sopravvalutati . Alla base, la documentazione IT riguarda l’aumento dell’efficienza. Una maggiore efficienza porta ad una maggiore produttività, il che significa che puoi far crescere più facilmente la tua attività e migliorare la redditività. Potrebbe sembrare una semplificazione eccessiva, ma molti MSP non si rendono conto di quanto tempo e denaro stanno perdendo a causa della mancanza di documentazione IT.

Ecco alcuni dei vantaggi specifici che rendono importante la documentazione IT:

  • Riduci il tempo perso e migliora l’efficienza . Senza processi chiari e documentati, molti singoli dipendenti stanno probabilmente perdendo qualche minuto qua e là ogni singolo giorno. Questo potrebbe non sembrare molto tempo nel breve periodo, ma può davvero aumentare e diventare importante in tutta la tua attività. Ad esempio, se non esiste una procedura standard delineata per il completamento di un’attività, i processi varieranno inevitabilmente tra i membri dello staff. La scelta di un metodo efficace documentato che diventi il riferimento di tutto il personale farà risparmiare tempo e migliorerà l’efficienza. La documentazione consente inoltre di risparmiare tempo ed energia durante l’addestramento di nuovi assunti, poiché possono imparare da chiari processi passo-passo invece di dover fare affidamento interamente su un dipendente già occupato per addestrarli.
  • Fai meno errori . Quando si lasciano i processi, in particolare quelli complessi, fino alla discrezione individuale, gli errori sono quasi garantiti. Con una documentazione chiara e dettagliata, i tuoi dipendenti possono avere una guida da utilizzare man mano che si aggiornano, garantendo errori ridotti.
  • Proteggi il tuo business . Che si tratti di clienti o di processi specifici, avere informazioni critiche archiviate esclusivamente nella mente di un singolo tecnico è incredibilmente rischioso . Senza garantire che queste informazioni esistano altrove nell’organizzazione, si mette il successo futuro della propria organizzazione nelle mani di un tecnico, il che può lasciarti a tentare di fornire assistenza ai clienti se quel dipendente specifico lascia inaspettatamente. Con una documentazione coerente, puoi proteggere la tua azienda MSP dagli imprevisti.

Come rendere efficace la tua documentazione IT

Una buona documentazione IT è definita da chiarezza e completezza.

Qualsiasi informazione omessa potrebbe causare seri problemi lungo la strada, quindi l’approccio migliore è quello di cercare di fornire il maggior numero possibile di dettagli quando documentate per la prima volta tutte le vostre informazioni.

Le informazioni che gli MSP dovrebbero raccogliere per una documentazione efficace rientrano in due categorie generali: dati dei clienti e dati interni.

  • I dati dei clienti includono tutti i dettagli degli ambienti IT dei clienti, nonché informazioni su eventuali problemi IT precedenti e su come risolverli.
  • I dati interni includono la documentazione di tutti i processi relativi alle operazioni aziendali, come politiche informative, politiche di sicurezza e altro.

Sebbene sia fondamentale avere tutte queste informazioni documentate, tale documentazione è utile ed efficace solo se scritta in modo chiaro e ben organizzata. Assicurati di scrivere i tuoi processi in un linguaggio semplice senza gergo per garantire che chiunque possa eseguire i tuoi processi standard in caso di emergenza.

È inoltre indispensabile aggiornare regolarmente la documentazione per assicurarsi che sia pertinente e utile. Gli MSP dovrebbero incaricare i dipendenti di aggiornare sempre la documentazione IT ogni volta che stabiliscono una nuova procedura, a bordo di un cliente o installano nuovo software o hardware.

Introduzione alla documentazione e all’organizzazione IT

L’inizio della documentazione IT può spesso sembrare intimidatorio a causa della straordinaria quantità di informazioni che devono essere registrate. Il modo migliore per iniziare è semplicemente immergersi documentando piccole attività ripetitive e uscire da lì. La realtà è che la documentazione è un impegno di tempo significativo, soprattutto all’inizio. È importante ricordare che il tempo impiegato per documentare è il tempo che verrà salvato in futuro. I vostri tecnici vi ringrazieranno quando tutte le informazioni rilevanti sul cliente saranno a portata di mano.

Perché tutto il tuo lavoro sia ripagato, è fondamentale che tu abbia tutta quella documentazione chiaramente organizzata e accessibile. Sebbene sia possibile eseguire la documentazione manualmente, l’utilizzo del software di documentazione IT massimizza i tuoi sforzi e semplifica notevolmente il processo. Il software di documentazione non solo ti fa risparmiare tempo, ma fornisce anche framework collaudati per guidare il tuo lavoro.

SolarWinds ® Passportal + Documentation Manager consente una potente gestione delle password insieme a un gestore della documentazione completo per semplificare il processo per gli MSP. Con Passportal + Documentation Manager, iniziare il processo di documentazione è possibile.