Queste sette Best Practices ti aiuteranno ad attuare una strategia di gestione della documentazione di successo, aumentando l’efficienza e la sicurezza del tuo MSP.

La gestione della documentazione prevede la gestione dei documenti in modo tale da consentire la creazione, l’organizzazione, l’archiviazione e la condivisione di informazioni e file. Per i fornitori di servizi gestiti (MSP), una strategia di gestione della documentazione dovrebbe rendere l’archiviazione e il riferimento alla conoscenza del cliente il più efficiente e appropriato possibile.

Man mano che un’azienda MSP cresce, aumenta la loro archiviazione di report, fogli di calcolo, moduli e dati, molti dei quali è documentazione del cliente. Nel tempo, ciò può rendere le operazioni di gestione della documentazione complicate e stressanti. I sette suggerimenti seguenti possono aiutarti a sviluppare una strategia di documentazione affidabile che ottimizzi l’acquisizione, il coordinamento, l’archiviazione, il recupero e la gestione di tutte queste informazioni. Padroneggiare questa strategia può aiutare ad aumentare l’efficienza operativa e dimostrare la conformità.

I vantaggi di un’efficace strategia di gestione dei documenti MSP

Innanzitutto, esaminiamo tre dei principali vantaggi di efficaci soluzioni di gestione della documentazione MSP.

1. Un hub centralizzato

Il modo in cui MSP archivia i documenti influisce direttamente sulla facilità con cui è possibile accedervi, gestirli, condividerli e coordinarli. Se non hai effettuato una transizione completa all’archiviazione della documentazione digitale o stai utilizzando un sistema ibrido con file sia digitali che cartacei, ti manca una posizione centralizzata per tutti i tuoi file importanti. Potresti anche avere più dipartimenti, ognuno con armadi pieni di documenti che facilitano le operazioni quotidiane.

Anche se hai effettuato il passaggio a una soluzione di archiviazione della documentazione digitale, ciò non significa necessariamente che i tuoi file siano centralizzati. Alcuni potrebbero essere memorizzati sul computer e altri in un sistema di archiviazione basato su cloud. Adottando una strategia di gestione della documentazione e un software di documentazione IT con politiche specifiche e standardizzate, è possibile conservare tutta la documentazione chiave in un’unica posizione.

Un hub centralizzato per i tuoi file consente l’implementazione di misure di controllo migliori. Se i reparti archiviano i loro documenti in modo diverso, la gestione della documentazione può diventare rapidamente travolgente, con la presenza di documenti fuori posto e la comparsa di più versioni di file. Quando tutti i tuoi file si trovano in un unico posto, puoi mantenere il pieno controllo dei tuoi documenti e salvare la tua squadra un sacco di confusione e frustrazione.

2. Accessibilità

Se gestisci i file a livello dipartimentale o individuale piuttosto che su una base coerente a livello aziendale, trovare documenti può diventare una sfida. Una volta adottate e diffuse le politiche di gestione della documentazione all’interno dell’organizzazione, diventa molto più facile per i dipendenti accedere ai documenti quando ne hanno bisogno.

Poiché un hub centralizzato è controllato in modo preciso e informato, i membri del team possono trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno. Ciò comporterà un minor dispendio di tempo nel tentativo di individuare file chiave, una manutenzione più efficiente e la perdita di documenti. La facilità di accesso ai file chiave può anche facilitare livelli di produttività maggiori. 

3. Maggiore flessibilità e sicurezza

L’implementazione dei protocolli di gestione della documentazione MSP a livello aziendale non è facile. Dipartimenti diversi avranno inevitabilmente requisiti di gestione della documentazione diversi, mentre ruoli diversi dovranno avere livelli di accesso diversi. Fortunatamente, strategie efficaci possono offrire una maggiore flessibilità, con molte soluzioni con funzionalità di gestione dei diritti di accesso. Ciò consente di soddisfare le diverse esigenze operative all’interno dell’organizzazione.

Ad esempio, è possibile rendere i file accessibili a tutte le parti interessate se più tecnici li utilizzano. Ma per i documenti che contengono informazioni sensibili sul cliente o dati personali, è possibile stabilire facilmente autorizzazioni e limitazioni di accesso per impedire l’accesso ai documenti da parte di persone non autorizzate.

Best practice per la gestione della documentazione MSP

I seguenti suggerimenti per la gestione della documentazione di MSP possono aiutarti a stabilire una strategia sicura, massimizza l’efficienza e migliora la produttività. Il software di documentazione IT può aiutarti a raggiungere facilmente queste sette migliori pratiche.

1. Garantire una solida sicurezza del sistema di gestione della documentazione MSP

Non importa quanto sia efficace o efficace la tua strategia di gestione della documentazione se non offre una solida sicurezza . Una soluzione sicura dovrà limitare l’accesso ai file e fornire audit trail completi. Si consiglia al tuo team di ottenere il più specifico possibile con i requisiti di sicurezza dei dati, considerando chi può accedere a quali dati da quali dispositivi.

Se sono coinvolti dati sensibili, è necessario disporre di una strategia particolarmente solida. Per garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso a determinati documenti, è necessario prendere in considerazione le autenticazioni delle directory, i protocolli TLS e le tecnologie SSL.

Per le aziende che hanno regolamenti sulla gestione del ciclo di vita, è possibile scegliere una soluzione in grado di rimuovere automaticamente i documenti quando non sono più necessari. Ciò eliminerà la necessità di mantenere un programma di distruzione dei documenti, che può richiedere molto tempo.

2. Stabilire e mantenere l’accesso e le autorizzazioni degli utenti

Parte dell’istituzione di adeguate misure di sicurezza per la tua strategia di gestione dei documenti consiste nell’impostare i diritti di accesso dell’utente appropriati. La maggior parte delle aziende memorizza i dati riservati in qualche modo, motivo per cui è così importante tenere questi dati fuori dalle mani sbagliate. È necessario disporre di criteri di accesso degli utenti che impediscano agli utenti di accedere a determinate informazioni in base ai loro ruoli.

Con il software di documentazione IT che presenta funzionalità di gestione dei diritti di accesso, è possibile stabilire una sicurezza basata sui ruoli che consente di creare gruppi di utenti e diritti di accesso preconfigurati. Il software di documentazione IT può anche aiutarti a garantire che quando una persona lascia un’organizzazione, i suoi diritti di accesso vengono revocati. È fondamentale mantenere e monitorare correttamente i diritti di accesso, motivo per cui è così importante utilizzare il software di documentazione IT con funzionalità integrate di gestione dei diritti di accesso.

3. Creare coerenza 

Se non stabilisci criteri di denominazione coerenti per i tuoi documenti, trovare i file giusti diventa un processo difficile. Per aiutare il tuo team a trovare i file di cui ha bisogno in modo rapido e semplice, stabilisci convenzioni di denominazione standardizzate in tutta l’organizzazione. Queste linee guida dovrebbero garantire che i nomi dei file siano adeguatamente informativi. Ad esempio, è possibile includere il nome del client e la data di creazione del file.

Molti programmi software di documentazione IT consentono di accedere a modelli con nomi file predefiniti. Questo può aiutarti a garantire coerenza nei nomi dei file all’interno della tua organizzazione e tra i dipartimenti.

4. Assegnare la proprietà della soluzione di gestione della documentazione

Anche se potresti avere un team di persone coinvolte nella creazione della tua strategia di gestione della documentazione, è estremamente utile designare un leader come responsabile della soluzione.

Assegnando la proprietà della strategia a una persona, è possibile creare una procedura efficace e semplificata. Ciò rende il processo decisionale più efficiente e aumenta la responsabilità.

5. Creare un criterio di conservazione

Ogni settore ha regolamenti e protocolli diversi per la conservazione dei documenti a cui devono aderire, motivo per cui è fondamentale attuare una strategia per garantire la conformità. Implementando una politica ufficiale di conservazione dei documenti , è possibile semplificare la conformità alle normative. Il software di documentazione IT può aiutarti a farlo, consentendoti di creare politiche relative al tempo di conservazione di un documento, quando eliminarlo, archiviarlo e copiarlo. Se del caso, puoi anche definire chi è in grado di eliminare i dati. 

6. Garantire la gestione continua della documentazione

È importante rivedere continuamente il sistema di documentazione e apportare modifiche, se necessario, nonché implementare il controllo della versione. La natura dei requisiti della tua documentazione dovrebbe cambiare man mano che la tua azienda cresce. Se la tua strategia di gestione dei documenti cessa di soddisfare le tue esigenze, potrebbe essere il momento di cambiare. Ecco perché è importante scegliere un sistema di gestione della documentazione in grado di scalare e crescere con le tue operazioni.

7. Abbracciare l’automazione ove possibile

Il software di documentazione IT avanzata può automatizzare più funzioni, come l’integrazione del flusso di lavoro e l’acquisizione dei dati, oppure può integrarsi con altri strumenti per massimizzare le capacità di automazione. Puoi impostare l’automazione per rilevare il tipo di documento e instradare i file alle persone giuste nella tua azienda, nonché inviare notifiche quando le persone modificano determinati documenti o articoli. Quando automatizzi i flussi di lavoro, l’approvazione dei documenti diventa semplice e veloce.

Scegliere il giusto software di documentazione IT

Naturalmente, seguire tutte queste migliori pratiche è più facile a dirsi che a farsi. In quanto MSP occupato, è importante utilizzare gli strumenti che implementano le migliori pratiche per te e massimizzano il tuo tempo.

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FONTE: Solarwinds MSP Passportal BLOG – Redazione

Traduzione N4B SRL – Distributore Autorizzato Solarwinds MSP