Trovare un sistema di ticketing IT per i fornitori di servizi gestiti (MSP) in grado di soddisfare le tue esigenze specifiche può essere una sfida. Il mercato del software IT è in forte espansione, il che significa che c’è molta scelta, ma non tutti gli strumenti di ticketing dell’help desk IT sono uguali. Essendo uno dei principali canali di comunicazione tra i tuoi clienti e la tua azienda, la scelta di una soluzione software per la gestione dei biglietti non è qualcosa che il tuo MSP può permettersi di sbagliare.

Questa guida ti aiuterà a scegliere lo strumento di ticketing dell’help desk IT giusto per il tuo MSP, fornendo un elenco iniziale di otto funzionalità indispensabili da cercare nella tua ricerca.

1. Creazione rapida del biglietto

Esistono molti modi in cui un sistema di biglietteria IT per MSP può consentire la creazione rapida di biglietti. Alcune soluzioni software per la gestione dei biglietti potrebbero, ad esempio, offrire una funzione “Quick Ticket” dedicata. Ciò potrebbe consentire ai clienti di inserire alcuni brevi dettagli, consentendo loro di inviare un ticket in pochi secondi.

Questo è importante perché se i clienti devono compilare un modulo con più campi per inviare una richiesta di aiuto, potrebbero sentirsi scoraggiati dal farlo. L’obiettivo dovrebbe sempre essere quello di rendere la presentazione di un ticket il più semplice possibile. Se il processo di creazione del ticket è confuso o inutilmente complicato, i clienti si sentiranno rapidamente frustrati prima ancora di aver avuto la possibilità di stabilire un contatto con uno dei rappresentanti del supporto IT. Naturalmente, questo aumenterà il rischio di insoddisfazione del cliente.

Allo stesso modo, è anche importante che i tuoi specialisti IT possano creare ticket in pochi clic, poiché richiedere ai tecnici di eseguire un arduo processo di creazione dei ticket li rallenterà e distoglierà l’attenzione dalla risoluzione effettiva dei problemi dei clienti. Idealmente, il software di gestione dei ticket che scegli consentirà ai tecnici dell’assistenza di creare un ticket da qualsiasi schermata. In breve, prima di affidarti a uno strumento di ticketing per l’help desk IT , assicurati che i tuoi clienti e tecnici possano creare ticket in modo rapido e semplice.

2. E-mail per la creazione del biglietto

Oltre a consentire la creazione rapida dei biglietti, il sistema di biglietteria IT che scegli dovrebbe fornire anche più opzioni su come creare i biglietti. Un modo per ottenere questo risultato è tramite un’utilità di creazione di email-to-ticket.

Il software di gestione dei ticket che offre la creazione di e-mail in ticket può convertire automaticamente la corrispondenza e-mail tra clienti e tecnici del supporto IT in ticket. Questo è un modo molto efficiente per creare ticket, risparmiare tempo ai tecnici e garantire che abbiano accesso a tutti i dettagli necessari catturando automaticamente il contenuto della corrispondenza e-mail nel ticket generato.

3. Monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo è una funzione estremamente utile per diversi motivi. In primo luogo, il monitoraggio del tempo aiuta a generare metriche delle prestazioni per ciascuno dei tecnici del supporto IT misurando quanto tempo spendono per ogni ticket. Le metriche di monitoraggio del tempo possono anche informare i tuoi SLA e aiutarti a determinare se è probabile che tu li soddisfi o meno.

Questa funzione può anche influenzare le tue iniziative di formazione. Se, ad esempio, si scopre che il personale di supporto IT impiega più tempo del previsto per risolvere determinate attività, potrebbe essere il momento di rinnovare la formazione in quelle aree particolari. Alcuni sistemi di ticketing dell’help desk IT sono persino in grado di calcolare e aggiornare automaticamente le informazioni di fatturazione in base al tempo registrato e alle tariffe di servizio associate, il che semplifica la fatturazione e fa risparmiare tempo.

4. Tag di stato del biglietto personalizzati

Sebbene possa sembrare una semplice utility, gli stati dei ticket personalizzati possono avere un impatto significativo sulla produttività del tuo team. I biglietti personalizzati ti aiutano a organizzare i biglietti in base alle tue esigenze o preferenze individuali e possono aiutarti a individuare problemi comuni o comuni. Alcuni sistemi di ticketing IT possono quindi utilizzare questi tag per consigliare automaticamente articoli basati sulla conoscenza, aiutando i clienti a risolvere da soli problemi semplici.

Se sei un tecnico di supporto IT esperto, saprai che gestire un help desk non è sempre semplice come i ticket “aperti” e “chiusi”. Il tuo sistema di ticketing IT dovrebbe offrire numerosi tag e stati dei biglietti, in modo che tu possa essere sicuro che tutti i tuoi biglietti, indipendentemente dalla loro varietà, siano contrassegnati in modo appropriato. Ciò offre l’ulteriore vantaggio di aiutare il tuo team a dare la priorità ai problemi dei clienti nel modo più informato ed efficiente.

5. Vista prioritaria 

Il modo in cui uno strumento mostra i ticket ai tecnici quando accedono al sistema di ticketing IT gioca un ruolo importante nell’organizzazione e nella produttività delle risoluzioni dei ticket. Si consiglia di cercare uno strumento che offra una visualizzazione prioritaria non appena un tecnico del supporto IT accede alla piattaforma. La visualizzazione prioritaria dovrebbe visualizzare i ticket assegnati al tecnico, i ticket scaduti e quelli in corso in ordine di importanza. Una visualizzazione organizzata in questo modo aiuterà i tecnici di supporto a organizzare adeguatamente il loro carico di lavoro.

Il modo migliore per determinare il layout del dashboard di un sistema di ticketing IT che stai prendendo in considerazione è sfruttare una prova gratuita, se disponibile. Si consiglia di utilizzare questa opportunità per verificare quanto è organizzato e pulito il layout del dashboard, come visualizzare i ticket e quanto è facile per i tecnici accedere alle informazioni di cui hanno bisogno.

6. Informazioni complete sui biglietti

La possibilità di aggiungere informazioni a un ticket o di aggiornarlo automaticamente con le informazioni necessarie, consente ai tecnici di associare tutte le conoscenze rilevanti del cliente al ticket giusto. Ciò significa che tutto ciò di cui hanno bisogno per risolvere il ticket dovrebbe essere posizionato centralmente all’interno del ticket stesso, risparmiando ai tecnici il tempo speso a cercare informazioni sui clienti, vecchie e-mail e record di qualsiasi altra comunicazione.

Le informazioni complete sui ticket aiutano anche consentendo ai tecnici di trasferire il lavoro a un altro rappresentante dell’assistenza, se necessario, senza interrompere il processo di risoluzione o disturbare il cliente con domande già poste. Ciò è particolarmente utile quando i tecnici lasciano la tua azienda o vanno in vacanza o congedo di maternità. Idealmente, le informazioni sui biglietti dovrebbero includere voci di orario, spese, comunicazioni, appuntamenti e note.

7. Capacità di integrazione

Sebbene la capacità di integrazione con altri strumenti non sia una componente strettamente essenziale di un software di gestione dei biglietti di successo, può essere molto utile per supportare il successo di MSP. Il software di supporto remoto , ad esempio, può integrare molto bene i sistemi di ticketing IT. L’integrazione con uno strumento di monitoraggio e gestione remoto all-in-one può migliorare l’erogazione dei servizi dell’help desk supportando meglio altre funzionalità come la gestione delle patch e il monitoraggio dei dispositivi di rete.

8. Applicazione mobile

Anche con il miglior software di assistenza remota , i tuoi tecnici dovranno comunque trascorrere del tempo presso le sedi dei clienti fornendo supporto pratico di volta in volta.

Per essere efficaci sul campo, i tecnici hanno bisogno di un rapido accesso alle conoscenze e alle informazioni disponibili nel loro help desk e nel loro sistema di fatturazione, motivo per cui è così importante che il tuo sistema di ticketing IT per MSP includa un’applicazione mobile. Un’app mobile nativa compatibile con i dispositivi iOS e Android consentirà ai tecnici di accedere al proprio help desk dal proprio dispositivo mobile da qualsiasi luogo sulla strada, purché dispongano di una connessione Internet.

Scegliere il giusto sistema di ticketing IT per il tuo MSP

Si spera che tu abbia ricevuto alcune informazioni da questa guida su cosa cercare quando scegli il tuo software di gestione dei biglietti. Trovare gli strumenti di help desk per la vendita di biglietti IT giusti che soddisfino tutte le caselle necessarie può essere una sfida.

Solarwinds MSP Manager è un sistema di ticketing IT intuitivo, completo e scalabile che può fornire tutto ciò di cui gli MSP hanno bisogno per fornire un servizio fantastico ai propri clienti. Questo strumento si integra perfettamente con SolarWinds RMM, consentendoti di migliorare il tuo sistema di ticketing IT con un software di monitoraggio remoto leader del settore. Questa soluzione completamente unificata consente di fornire un servizio tempestivo e proattivo, allocare le risorse in modo efficace e fatturare in modo efficiente ai clienti, con fatture affidabili e difendibili per una rapida approvazione.

MSP Manager offre ticketing intuitivo e leggero, ampie capacità di gestione dei clienti e delle conoscenze, dashboard interattivi con visualizzazione prioritaria e molto altro ancora. Offre anche un’applicazione mobile che supporta sia iOS che Android, che consente ai tuoi tecnici di accedere al tuo help desk anche quando forniscono assistenza in movimento.

Questo strumento offre anche le otto funzionalità indispensabili di cui sopra, come consentire ai tuoi ingegneri di creare biglietti in pochi clic e un’e-mail automatizzata per la creazione del biglietto, che fanno risparmiare tempo ai tecnici e semplificano il processo di creazione del biglietto. Per garantire che i tuoi ingegneri abbiano accesso a tutti i dettagli necessari sui clienti, le informazioni sui biglietti sono ampie e complete: consentono ai tuoi tecnici di visualizzare voci di orario, spese, appuntamenti, comunicazioni e note per ogni biglietto. Possono anche aggiungere tempo o note (interne o pubbliche) a un ticket dall’interno del dashboard RMM.

Nel complesso, SolarWinds MSP Manager offre una soluzione di ticketing sofisticata e all-in-one che è facile da usare e rende la risoluzione dei ticket semplice ed efficiente. Per gli MSP interessati a saperne di più, è disponibile una prova gratuita di 14 giorni .

FONTE: SolarWinds MSP BLOG

Traduzione ed adattamento: N4B SRL – Distributore Autorizzato SolarWinds MSP